Klanten kunnen bij ons kiezen voor het back-uppen van hun Exchange-mailboxen. Microsoft biedt weliswaar een eigen back-up aan, maar deze omvat geen traditionele volledige back-up, waardoor deze niet voldoet aan de eisen van bijvoorbeeld de NIS2. Als er mail per ongeluk wordt verwijderd, kan dit nog wel worden hersteld binnen de standaard back-up, maar een volledige mailbox of map wordt niet standaard geback-upt door Microsoft.

Vanwege de nieuwe NIS2-richtlijn, die extra zorgplicht en verantwoordelijkheid voor IT-dienstverleners met zich meebrengt, hebben wij recentelijk besloten om klanten alleen de mogelijkheid te bieden om alle mailboxen volledig te back-uppen of helemaal geen mailboxen te back-uppen. De optie om een deel van de mailboxen te back-uppen verdwijnt.

In de oplossing die we tot nu toe gebruikten, was het back-uppen van gedeelde mailboxen al mogelijk, maar dit bracht extra kosten met zich mee omdat er voor elke gedeelde mailbox een licentie moest worden afgenomen. Om volledig te voldoen aan de NIS2-richtlijnen zijn we overgestapt op Datto Back-up.

Waarom Datto Back-up?

We zijn per 1 februari 2024 overgestapt op een nieuwe back-upoplossing voor Office 365 Exchange-mailboxen. Deze oplossing wordt gefaseerd uitgerold bij al onze klanten ter vervanging van de eerdere oplossing, Acronis Mail Back-up. Bij Datto Back-up behouden we minimaal 2 maanden retentie voor al onze klanten.

We hebben voor Datto Back-up gekozen om verschillende redenen:

• Betere integratie met onze bestaande oplossingen. In tegenstelling tot Acronis kunnen we binnen dezelfde licentie ook de back-up van alle Teams/Sharepoint-data meenemen.
• Gedeelde mailboxen worden standaard meegenomen in Datto Back-up.
• Soepele integratie in onze bestaande beheeroplossing.
• Door deze punten kunnen wij en onze klanten eenvoudiger voldoen aan de eisen van NIS2.

Met een betere integratie met onze beheersystemen kunnen we in de toekomst betere rapportage mogelijk maken en hebben we meer mogelijkheden op het gebied van integratie. Hierdoor hebben wij meer controle over alle lopende back-ups en hun status.

Wat betekent dit voor onze klanten?

Klanten hadden voorheen de mogelijkheid om te kiezen welke mailboxen werden geback-upt. Door de NIS2-richtlijn ligt de verantwoordelijkheid voor back-ups altijd bij de IT-dienstverlener. Dit betekent dat op het moment dat Bokxing IT de back-up verzorgt, wij ook verantwoordelijk zijn voor welke data er wordt geback-upt en of de back-up goed verloopt, tenzij er een overeenkomst (waiver) is getekend waarbij de verantwoordelijkheid wordt verlegd. Hierdoor zien wij ons genoodzaakt om klanten te verplichten alle mailboxen of geen mailboxen te back-uppen. Indien er wordt gekozen om mailboxen bij ons te back-uppen, moet er standaard voor elke gelicenseerde mailbox een licentie worden afgenomen voor de back-up. Het voordeel is dat er geen licentie meer hoeft te worden afgenomen voor gedeelde mailboxen. Een korte opsomming:

• De prijs van de mail back-upoplossing per licentie blijft gelijk.
• Standaard worden altijd alle mailboxen geback-upt.
• Voor gedeelde mailboxen hoeft er geen licentie meer te worden afgenomen.
• Het is duidelijk dat alle mailboxen worden geback-upt.
• Bij de overgang naar het nieuwe systeem zorgen wij voor 2 maanden retentie van de mailboxen.
• Indien ervoor wordt gekozen geen back-up af te nemen voor de mailbox, vragen wij de klant een ‘waiver’ te ondertekenen.
• Doordat standaard alle gelicenseerde mailboxen worden geback-upt, kan het zijn dat er meer licenties moeten worden afgenomen, maar het zou ook kunnen dat er minder licenties nodig zijn, afhankelijk van hoeveel gedeelde mailboxen er werden geback-upt.
• Indien er voor een klant een verschil groter dan 10 euro ex btw op de factuur is, nemen wij telefonisch contact op.
• Ook als er nu geen back-up wordt afgenomen nemen wij per mail of telefoon contact met u op.